A Pandemia Coronavírus e as Relações Humanas no Trabalho: Como adotar a modalidade de “Home Office” com segurança vital e jurídica?

Somos empreendedores, somos criativos, somos inovadores… somos humanos, por vezes demasiado humanos. Embora a tecnologia seja nossa aliada é a nossa capacidade de sentir, de nos colocarmos no lugar do outro e de colaborarmos reciprocamente que nos fará excepcionais neste momento tão delicado mundialmente.

A Pandemia do novo Coronavírus (COVID -19) tem nos levado a profundas reflexões e se você não está preocupado ou, mínimo confuso, talvez esteja em uma bolha. Por isso, é muito importante buscar informações confiáveis e não subestimar os conselhos dos amigos.

Logo, Keep Calm and Home Office…

Afastar-se de lugares com aglomerações de pessoas é necessário, na verdade obrigatório. Então, não somente pelos decretos, mas porque somos pessoas que pensam nas pessoas, devemos cuidar uns dos outros, adquirir como hábito as orientações de precaução e colaborarmos com a sociedade fazendo o melhor que pudermos para evitar o contágio e prevenir os vulneráveis ao coronavírus.

Pensando nas relações de trabalho, na instabilidade do mercado e nos impactos que estas contingências poderão implicar no seu negócio, compartilhamos alguns conselhos:

Qual é a responsabilidade do empregador pelo ambiente de trabalho?

A responsabilidade é objetiva! Lá na nossa Constituição Federal, em seu artigo 200, inciso XIII, diz que o meio ambiente de trabalho é responsabilidade do empregador, isso quer dizer que os fatos ocorridos no ambiente corporativo, sobretudo em razão das condições do meio ambiente de trabalho, é de responsabilidade do empregador independente de culpa.

Portanto, cabe ao empregador à tomada de decisões assertivas que possam corroborar um ambiente saudável, sob quaisquer circunstâncias, sem oferecer riscos à saúde de seus colaboradores. E, claro… inclusive nesta ameaça invisível que é o Coronavírus (COVID-19).

Mas, keep calm! Você não está sozinho nesta cilada, Bino. Segundo a Convenção nº 55 da Organização Internacional do Trabalho (“OIT”), que o Brasil é signatário, cabe ao Poder Público regulamentar e fiscalizar as condições de salubridade do ambiente de trabalho. E isso eles fazem com esmero, não é mesmo?!

Afinal, mais que estar comply com as leis brasileiras e demais dispositivos que regulam as relações trabalhistas, nossos empreendedores prezam pelo bem-estar e saúde de seus colaboradores. Somos pessoas e sabemos que o ser humano é a principal ferramenta de transformação do nosso ecossistema, como um todo.

O que pode ser feito pela empresa diante do surto do coronavírus?

Se a sua operação estiver inserido no grupo das atividades essenciais:

A empresa deve seguir as recomendações do Poder Público. A Organização Mundial da Saúde expediu diversas recomendações para orientar os países acerca de medidas que podem ser adotadas para evitar a contaminação de trabalhadores:

• Fornecer materiais de higienização, principalmente materiais desinfetantes;
• Manter os ambientes de trabalho constantemente limpos, principalmente mesas; teclados; mouses; telefones.
• Instruir funcionários a higienizar suas mãos de tempos em tempos;
• Evitar encontros presenciais, optando por reuniões virtuais;
• Funcionários que apresentem algum tipo de sintoma, devem ser dispensados. Uma ação assertiva no início, embora pareça radical, poderá poupar vidas e garantir a integridade de seu business.

E como estar em comply no regime de home office?

As empresas que podem contar com os seus colaboradores desempenhando suas atividades de forma remota, devem considerar as seguintes peculiaridades:

• É considerado teletrabalho a prestação de serviços que ocorre, na maior parte do tempo, fora das dependências do empregador. Como isso é possível? Por meio da utilização de novas tecnologias da informação e de comunicação que possibilitam o funcionário prestar seus serviços, conforme estabelecido no contrato de trabalho, sem a necessidade de estar dentro da empresa. Estar geograficamente distante não significa estar inoperante, certo?

• O regime de teletrabalho pressupõe a inexistência de controle de horários (registros de ponto, sistemas, ou quaisquer outros meios de controle, como ligações, mensagens, e-mails). Então, não há o que se falar em controle de jornada por meio do empregador, ou seja, o trabalhador deverá observar o cumprimento de sua jornada diária, com disciplina para que não exceda o limite estabelecido por lei, no próprio contrato de trabalho e nos acordos individuais ou coletivos, quando existirem.

• Tendo em vista a inexistência de controle de jornada, a empresa precisa confiar ampla liberdade ao trabalhador, para que ele organize seus horários da sua melhor maneira, não sendo devido, portanto, quaisquer valores de horas extras ou adicional noturno.

• Conscientes de suas limitações e responsabilidades, empregador e funcionário, devem se comprometer a observar a carga horária estabelecida para desempenho das atividades, portanto deverão evitar troca de mensagens eletrônicas, ou outro meio de comunicação, em horário extraordinários. Trabalho é trabalho, hora de convívio familiar e social, é sagrado!

• A empresa deverá ter certeza e segurança se o local que o trabalhador irá desempenhar suas atividades é um local de trabalho apto a execução das atividades. Afinal, o empregador se responsabiliza pelo espaço utilizado pelo trabalhador, mesmo que seja sua própria residência. Peça que o colaborador mande fotos de seu posto de trabalho e o oriente a transformá-lo em um ambiente propício a sua segurança e melhor produtividade. Trabalhar de pijama em cima da cama faz mal à saúde! A cama não está aprovada na NR-17.

• O empregador precisa fornecer o material necessário para a execução das atividades ou indenizar o funcionário caso tenha que utilizar de seus recursos para executá-la. Se o funcionário irá utilizar a internet, telefone, luz e ar-condicionado próprio… será necessário tirar o escorpião do bolso e dar uma ajuda de custo. É uma via de mão dupla, se a atividade fosse desempenhada nas dependências da empresa, seria dela este custo seria dela. Fair play, certo?!  

• O que não pode faltar??? Um autógrafo oficial do empregado no termo de responsabilidade e compromisso sobre os equipamentos, acessórios e materiais que lhe foram emprestados para que seja utilizado estritamente para fins profissionais. E… vale lembrar que as informações que trafegam dentro das máquinas, seja em programas nativos, instalados pela empresa e em nuvem são de propriedade exclusiva da empresa! Sim! É necessário observar sigilo e confidencialidade ou o bicho pega!

• Para maior segurança nesta relação de sucesso, entre empregador e colaborador, preza-se que todas as alterações da modalidade temporária de contratação sejam ratificadas por meio de aditivo contratual contendo todas as regras de conduta que devem ser adotadas pelo trabalhador nesse período. É melhor não ter que desatar nó em fio de bigode! #ficaadica

COMO FICA A SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO NO REGIME DE HOME OFFICE?

Tem que ficar segura! A resposta é simples, mas a adoção não deve ser encarada de forma simplória. Todos os protocolos e políticas de segurança da informação, que são adotadas pela empresa, deverão ser observadas e cumpridas pelo funcionário.

Cabe a empresa orientá-lo desde a sua chegada no time, bem como fiscalizar o cumprimento como se ele estivesse dentro da empresa. Lembre-se, estar distante não significa estar inoperante!

A segurança dos dados dos clientes, das informações de propriedade da empresa e segredos de negócio devem ficar guardados a sete chaves, em segredo, sigilo, confidencialidade, criptografia, blockchain, hieróglifos, sudoku… claro, tudo que se fizer mandatório pelos protocolos e políticas internas de risco e segurança da informação.

Em tempos de Pandemia coronavírus, não podemos nos proteger de um vírus e nos abrirmos para outros, estes, que nos expõem a riscos cibernéticos.

SAIBA QUAIS DOCUMENTOS DEVEM SER UTILIZADOS.

Sabemos que os riscos são inerentes ao sucesso. Por isso, orientamos os empreendedores a experimentarem os melhores riscos. Há forma juridicamente seguras e, a seguir, compartilharemos com você alguns desses documentos.

Nós sabemos e queremos compartilhar com vocês. Estamos cientes da delicadeza que devemos nos dedicar a amenizar a dor do outro, contribuindo para que os impactos negativos experimentados por todo o ecossistema, em razão desta pandemia de #coronavirus, possam ser contornados com segurança e o mais breve possível.

Percebemos que as principais dúvidas que nos foram lançadas estão relacionada aos procedimentos trabalhistas que deverão ser adotados para a implementação do regime de Teletrabalho – o famigerado “home office“.

Com isso, nós da C2R Advocacia, numa pegada open source, resolvemos disponibilizar gratuitamente 03 (três) documentos que elaboramos para nossos clientes que poderão ajudar outros empreendedores em caráter informativo neste momento de crise.

Se liga aqui embaixo:

1. Termo Aditivo ao Contrato de Trabalho para modalidade de Teletrabalho (home office).
2. Termo de Responsabilidade para Uso de Equipamentos Empresariais, Segurança Cibernética e Proteção de Dados
3. Termo de Responsabilidade para uso de Equipamentos Pessoais, Segurança Cibernética e Proteção de Dados

Os documentos podem ser baixados no link: Modelos de Documento

É Preciso assinar? Como colho as assinaturas dos colaborados sem ter contato pessoal?

O autógrafo oficial é imprescindível! Mas…. a presença para assinatura é totalmente dispensável! Há soluções digitais que nos permitem assinar documentos digitalmente. São inúmeras, inclusive com pacotes gratuitos ou que cabem adequadamente no bolso, de acordo com o tamanho da carteira.

A assinatura digital é válida, conforme já definido na Medida Provisória 2200-2/2001.

Se a sua empresa estiver dentro da classificação de atividades que estão proibidas de serem exercidas, de forma regular, em decorrência do coronavírus (COVID-19). Dá uma olhada, aqui embaixo:

Algumas empresas, em decorrência da sua atividade empresarial, estão impossibilitadas de atuar por determinação do poder público até que se tenha a Pandemia como situação controlada.

Embora o Estado esteja estudando e tomando medidas para evitar maiores impactos econômicos no cenário brasileiro, é importante esclarecer que não é possível descontar os salários dos trabalhadores durante o período de suspensão das atividades! Não se pode ignorar que a empresa é responsável por arcar com o ônus da atividade empresarial.

Os trabalhadores, mesmo com a suspensão das atividades da empresa, permanecerão à disposição do empregador e isso será computado como tempo de serviço.

Para esses casos, nossa dica esperta é a adoção das seguintes medidas:

• Utilizar o saldo do banco de horas: Se a empresa adota o sistema de compensação de jornada através do Acordo Individual/Coletivo de Banco de Horas, é possível utilizar o saldo de horas para que o trabalhador se exime de permanecer à disposição da empresa. Assim, não haverá tempo de disposição à empresa;
• Rescisão pelo artigo 486 da CLT – fato do príncipe: Embora uma rescisão possa se demonstrar excessivamente onerosa, para casos excepcionais é uma alternativa. Caso a empresa opte por encerrar o contrato de trabalho, poderá se eximir de pagar a indenização por rescisão sem justa causa, que ficará ao encargo do Poder Público;
• Férias coletivas: Férias, ainda não programadas, são férias! E poderão ser concedidas férias coletivas para os trabalhadores e para aqueles que ainda não tenham completado o período aquisitivo (nesse caso, proporcionais).

São muitas as possibilidades para quem vibrar positivamente. Acompanhe nossas redes e desfrute das melhores dicas.